Aufgrund der Meldungen in der Presse zum Thema Nikolausverein in den letzten Tagen, wurde im Haupt- und Finanzausschuss die aktuelle Situation noch einmal dargestellt. Die Stadtverwaltung Gronau und der Bürgermeister haben hierbei noch einmal zugesichert den Nikolausverein Epe e.V. nicht nur in der Vergangenheit sondern auch aktuell und in der Zukunft zu unterstützen.
In der Vergangenheit hat die Verwaltung Daten entweder dem Nikolausverein zur Verfügung gestellt, oder wie in den letzten Jahren mit der Unterstützung beim Aufkleben der Adressdaten auf die Umschläge geholfen. Dies geschah durch Mitarbeitende in ihrer Freizeit. Aufgrund der sich geänderten Datenschutzlage bzw. der Wichtigkeit, die Daten der Mitbürger*innen und vor allem die der Kinder zu schützen, hat sich ein Spannungsfeld zwischen Traditionspflege und der immer enger gefassten Vorgaben des Datenschutzes ergeben. Dennoch möchte die Stadt diese Tradition unterstützen, damit sie auch noch in Zukunft für die Kinder gelebt werden kann. Welchen Weg der heutigen Zeit angepasst werden soll, ist der Informationsaustausch zwischen Verein, Stadt und Kinder.
Aufgrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Schließung der Schulen und Kitas, hat die Stadtverwaltung den Nikolausverein in 2020 noch einmal beim Versand der Briefe unterstützt, damit die Kinder erreicht werden können. Gleichzeitig wurde darauf hingewiesen, dass die gleiche Vorgehensweise in 2021 nicht mehr erfolgen kann und andere Möglichkeiten zum Erreichen der Kinder gefunden werden müssen. Dies wurde dem Verein zudem schriftlich am 20.10.2021 mitgeteilt. Auch hier wurde eine weitere Unterstützung durch die Stadtverwaltung und den Bürgermeister zugesagt.
In den Diskussionen der letzten Tage hat sich herausgestellt, dass eine Schwierigkeit darin besteht, die Kinder von 0 bis 3 Jahren zu erreichen. Die Kinder ab 4 Jahren bis zum Ende der Grundschulzeit können hingegen über die Kitas, Kindergärten und Schulen erreicht werden. Eine Gruppenauskunft nach § 46 Bundesmeldegesetz für die Altersgruppe von 0 bis 3 Jahren wurde deshalb noch einmal geprüft. Hierbei wurde unter anderem Rücksprache mit der Landesdatenschutzbeauftragten gehalten.
Daraus hat sich ergeben, dass die Stadtverwaltung für die Aktion des Niklausvereins Epe e.V. ein berechtigtes öffentliches Interesse sieht. Im Sinne der Datensparsamkeit würde die Verwaltung dem Nikolausverein für diese Aktion aber nur die Daten für die Kinder aus Epe im Alter von 0 bis zu 3 Jahren kostenfrei zur Verfügung stellen, da die Kinder über 3 Jahren über die Einrichtungen erreicht werden können.
Der Haupt- und Finanzausschuss hat die Ausführungen in seiner Sitzung zur Kenntnis genommen und deshalb folgenden Beschluss gefasst:
Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung für die Aktion "Versand von Anschreiben und Gutscheinen an alle Kinder in Epe von 0 Jahren bis zum Ende der Grundschulzeit" des Nikolausvereins Epe e.V. ein berechtigtes öffentliches Interesse feststellt.
Im Sinne der Datensparsamkeit stellt die Verwaltung dem Nikolausverein Epe für diese Aktion spätestens ab dem Jahr 2022 die Daten für die Kinder aus Epe im Alter von 0 bis zu 3 Jahren kostenfrei zur Verfügung. Für das Jahr 2021 wird in Absprache mit dem Verein eine pragmatische Lösung im Sinne der Alt- oder Neuregelung getroffen.